Quand dois-je introduire mon dossier de subsides à Bruxelles ?

Points-clés à retenir

• Le dossier doit être introduit avant de réaliser toute dépense ou toute prise d’engagement (signature d’un acte, commande, facture) relative à l’objet de la prime.
• Les dépenses réalisées avant introduction d’une demande, ou dans certains cas avant notification d’un accusé de reception de la part de administration, ne sont pas prises en compte.
• Une mission de consultance/digitalisation ou une formation
• Faire appel à Chasseur de Primes 1 à 2 mois avant votre projet sécurise votre éligibilité.
• Le bénéficiaire d’une prime est tenu de maintenir ses activités sur le territoire de la Région durant une période de trois, cinq ou dix ans, prenant cours à la date de décision d’octroi de la prime, à la date de la dernière facture ou à la date de l’acte notarié.

Le bon timing pour introduire votre dossier à Bruxelles

La règle d’or : avant toute dépense

Que vous envisagiez un achat immobilier, un achat de matériel, un aménagement de locaux, une mission de consultance ou une formation, votre dossier doit être introduit avant tout engagement juridique ou financier.
Concrètement, cela signifie avant :

• la signature d’un acte d’achat
• la signature d’un bon de commande ;
• la réception d’une facture (y compris d’acompte).

Une fois les dépenses réalisées, il est impossible de revenir en arrière, d’autant plus dans le nouveau système de facturation électronique via Peppol. En fonction du type de prime, les preuves de paiement ou les extraits de comptabilité seront à joindre au dossier. Les administrations refusent catégoriquement tout dossier postérieur au démarrage du projet visé par une prime.

Un processus structuré pour les investissements immobiliers, matériels et travaux

En particulier pour les primes relatives aux investissements généraux, la procédure suit plusieurs étapes bien définies :

1. Demande préalable avec estimation des coûts (non contraignante).
2. Accusé de réception de l’administration (le fameux « AR ») : à partir de ce moment, les dépenses deviennent éligibles.
3. Dépôt du dossier complet avec les factures et justificatifs.
4. Décision officielle puis paiement de la prime.

Il est donc essentiel de ne rien signer ni payer avant l’AR, même pas un acompte.

Pourquoi anticiper votre demande ?

Au-delà du simple respect des délais, une anticipation de 1 à 2 mois avant tout projet permet à votre entreprise : – d’analyser les primes cumulables ;

• d’identifier les conditions d’exemplarité (sociale ou environnementale) qui peuvent augmenter le taux de subvention ;
• et d’optimiser le phasage des dépenses (aussi) du point de vue des primes.

Chez Chasseur de Primes, nous déposons un dossier bien structuré avant le début des dépenses et gérons avec vous 100 % de la démarche, du premier formulaire jusqu’à la liquidation de la prime.

Les conséquences d’un dépôt tardif

Un dépôt après le début des dépenses est la principale cause de refus. Les administrations bruxelloises sont intransigeantes : le non-respect du calendrier équivaut à un dossier rejeté automatiquement.
Mieux vaut donc consulter un expert avant toute dépense : cela vous évite des demandes infructueuses et plusieurs dizaines de milliers d’euros d’aides potentielles.

Conclusion

En conclusion, bien appliquer les règles entourant les subsides à Bruxelles est essentiel pour tirer pleinement parti de ces opportunités financières. En planifiant soigneusement vos dépenses, en respectant les délais et en optimisant votre stratégie grâce à l’accompagnement de Chasseur de Primes, vous pouvez augmenter significativement vos chances de succès dans l’obtention de subsides à Bruxelles.
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